Administratieve medewerker (locatie Gent)

Functiebeschrijving

Voor onze site in Gent zijn we momenteel op zoek naar een administratieve medewerker die zijn tijd zal verdelen over twee soorten activiteiten: office & facilities management en beheer van de consultants. Deze persoon zal onder andere de volgende taken uitvoeren:



- Office & facilities management:

  • Het aanspreekpunt zijn op de site voor de veiligheid en het team Gebouwenbeheer alsook logistiek.
  • Reageren in geval van storingen wat betreft de elektriciteit of HVAC in overleg met het team Gebouwenbeheer.
  • De leveranciers of dienstverleners ontvangen.
  • Samenwerken met de sociale dienst.
  • Deelnemen aan de praktische organisatie van evenementen (bv.: opleiding eerste hulp, Pasen, Sinterklaas, ...).
  • De agenda van de vergaderzalen bijhouden.
  • De post verwerken.
  • De parkeerplaatsen, de trein-, tram-, metro- en buskaarten voor de medewerkers beheren.



- Beheer van de consultants:

  • De consultancyaanvragen ontvangen, deze aanvragen per mail doorsturen naar verschillende leveranciers, occasioneel contact hebben met deze leveranciers per telefoon, de ontvangen kandidaturen voorleggen aan de aanvragende dienst, gesprekken organiseren, de contracten voor de gekozen consultant administratief afronden...
  • De consultancycontracten opvolgen alsook de consultants met lopende opdrachten (verlenging, einde contract, vervangingen...).
  • Alle gegevens in verband met de consultancyaanvragen en -opdrachten invoeren en klasseren om een uitgebreid overzicht te kunnen voorstellen en voor een duidelijke reporting te zorgen.

Profiel

Je behaalde een bachelordiploma en hebt enkele jaren ervaring met administratief beheer.

Je bent zelfstandig en sociaal en kan ook van op afstand samenwerken.

Je kan een pc en specifieke software gebruiken.

Je kent de administratieve organisatieprincipes en geeft blijk van goede communicatievaardigheden.

Je kan documenten opstellen en het werk praktisch organiseren.

Je hebt verantwoordelijkheidszin, bent klantgericht en besteedt aandacht aan de resultaten.

Je geeft blijk van leervermogen en analytisch en probleemoplossend denkvermogen.

Ten slotte druk je je vlot uit in het Nederlands en het Frans.

Aanbod

Bij Smals bouw je mee aan complexe ICT-services die een rol gaan spelen in de hele samenleving. Zowel in application development als in ICT infrastructure of ondersteunende diensten is opleiding, specialisatie en carrière mogelijk. ICT for Society wordt daarnaast geflankeerd door een nadrukkelijke balans tussen werk en leven, marktconforme lonen, een hospitalisatieverzekering, 2e pensioenpijler, maaltijdcheques en telewerk. Smals betaalt het openbaar vervoer 100% terug en zorgt voor maximaal bereikbare kantoren. Bovendien voert Smals een gelijkekansenbeleid.