Klokkenluidersbeleid

1. Inleiding

Integriteit is voor vzw Smals een van de hoekstenen van haar werking. Daarom werd een klokkenluiderskanaal opgezet dat zowel medewerkers als externe partijen de mogelijkheid biedt om inbreuken op interne beleidslijnen en procedures, wetten en reglementeringen, op een vertrouwelijke manier te melden. Hoe, wanneer en door wie een melding kan worden ingediend en hoe deze wordt behandeld is opgenomen in dit beleid.

Het klokkenluidersbeleid is in lijn met de Belgische wetgeving van 28 november 2022, betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (hierna ‘Wetgeving’). Dit klokkenluidersbeleid is eveneens in overeenstemming met Artikel 6 van het arbeidsreglement van vzw Smals.

2. Wie kan een melding maken?

Een klokkenluider of melder is een persoon die informatie meldt over inbreuken die in een werkgerelateerde context werden vernomen. Een werkgerelateerde context verwijst naar alle belanghebbenden die een professionele relatie hebben met Smals, waaronder:

• Werknemers;
• Zelfstandigen;
• Leden en de personen die behoren tot de bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende organen van Smals, inclusief vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs;
• Eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers van Smals;

Het gaat om een al formeel gestarte of reeds beëindigde professionele samenwerking. Dit beleid is eveneens van toepassing voor toekomstige werknemers, ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.

3. Wat kan gemeld worden?

Volgende onderwerpen vallen binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid:

1.     Interne fraude
2.     Inbreuken op de deontologische code of andere beleidslijnen, policies en interne procedures van vzw Smals
3.     Inbreuken die betrekking hebben op onderstaand wettelijk toepassingsgebied:
   
   • Overheidsopdrachten;
   • Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
   • Productveiligheid en productconformiteit;
   • Veiligheid van het vervoer;
   • Bescherming van het milieu;
   • Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
   • Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
   • Volksgezondheid;
   • Consumentenbescherming;
   • Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
   • Bestrijding van belastingfraude;
   • Sociale fraudebestrijding.
4.     Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie[1] worden geschaad.
5.     Inbreuken in verband met de interne markt[2], met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

Het beleid heeft bijgevolg geen betrekking op klachten over het dienstverband of interpersoonlijke grieven tussen de melder en een andere collega. Voor deze klachten verwijzen wij u door naar de respectievelijk HR departementen of vertrouwenspersonen.

4. Indienen van meldingen

Smals stelt een klokkenluidersplatform beschikbaar via deze link: Whistlelink.

U wordt sterk aangemoedigd om uw bezorgdheid via boven vermeld intern kanaal te melden indien u kennis of een vermoeden heeft van een inbreuk. De meldingen kunnen schriftelijk of via een spraakboodschap worden ingediend. De meldingen worden ontvangen door de dienst interne audit van Smals.

Bij het indienen van de melding is het belangrijk dat de melder het casenummer en de verificatiecode goed noteert of onthoudt, want dit is de enige manier om de melding nadien te raadplegen en de communicatie met de case manager te voeren. Als organisatie zijn wij verplicht aan de melder feedback te geven rond de stand van zaken van de melding. Om deze feedback te kunnen geven is het belangrijk dat wij de melder kunnen contacteren via het platform.

Anonieme meldingen

Smals stelt een platform ter beschikking dat het mogelijk maakt voor klokkenluiders om meldingen op een anonieme wijze in te dienen. Bij een anonieme melding is het belangrijk dat de melder het casenummer en de verificatiecode goed noteert of onthoudt, om te kunnen communiceren met de case manager en om de feedback met betrekking tot de melding te kunnen ontvangen.

5. Inhoud van de melding

Om de melding voldoende te kunnen evalueren en onderzoeken, verzoeken wij om onderstaande informatie mee te delen:

•  De relatie van de melder ten opzichte van Smals (vb. werknemer, leverancier, …);
•  Indien de melding niet anoniem is, de naam en eventuele contactgegevens van de melder;
•  Gedetailleerde beschrijving van het incident of de inbreuk waaronder:
  • De aard van het incident (wat is er gebeurd)?
  • Wanneer heeft dit plaatsgevonden (datum en tijd indien beschikbaar of een periode)?
  • Waar vond dit incident plaats (op kantoor, … )?
  • De rol of betrokkenheid van de melder bij het vernoemde incident (vb. getuige, slachtoffer of dader);
• Eventueel informatie met betrekking tot de betrokkenen:
  • Eventueel de naam en contactgegevens van personen die betrokken zijn bij het incident;
  • Eventueel de naam en contactgegevens van personen die getuige zijn geweest van, of die meer informatie hebben over, het incident;
• Eventuele informatie over soortgelijke eerdere incidenten of inbreuken met betrekking tot de persoon (personen) vermeld in de melding.
• Eventuele bewijsstukken of nuttige documenten in verband met de melding.

Via het casenummer en de verificatiecode kan de melder opnieuw zijn melding raadplegen en eventueel extra informatie doorgeven of documenten opladen.

6. Behandeling van de melding

De melding wordt ontvangen en behandeld door interne audit. Bij ontvangst van de melding gaat interne audit na of de melding binnen het toepassingsgebied van dit klokkenluidersbeleid valt. Indien dit niet het geval is zal de melder hiervan op de hoogte gebracht worden (via het platform) en, zo dit op basis van de melding gepast lijkt, desgevallend doorverwezen worden naar het bevoegde departement binnen de organisatie (bijvoorbeeld HR) of externe instanties. Binnen de 7 dagen na ontvangst van de melding wordt de melder op de hoogte gebracht van de aanvaarding of weigering van de melding, via het platform. In de mate van het mogelijke zal alle communicatie tussen de melder en interne audit via het beveiligde klokkenluidersplatform plaatsvinden om de confidentialiteit van de melding te waarborgen.

Onderzoek van de melding

Bij aanvaarding van de melding zal interne audit een onderzoek opstarten op basis van de inhoud van de melding. Binnen de drie maanden na de aanvaarding van de melding stelt interne audit de melder op de hoogte van de status van het onderzoek, via het platform. De melder heeft het recht om op de hoogte gehouden te worden van de status van het onderzoek. De melder heeft echter geen recht op kennisname van integrale inhoud van het onderzoek, om de voortgang van het onderzoek niet te schaden.

Personen die genoemd worden in de melding of die tijdens het onderzoek worden geïdentificeerd kunnen gecontacteerd worden door interne audit, indien dit noodzakelijk geacht wordt voor de verderzetting van het onderzoek. In dit geval wordt steeds rekening gehouden met de vertrouwelijkheid van de melding. Interne audit zal tevens evalueren of het contacteren van deze personen het onderzoek niet kan schaden.

Beëindiging van het onderzoek

Wanneer het onderzoek afgerond is wordt de melder op de hoogte gebracht van het resultaat van het onderzoek.

De personen die tijdens het onderzoek werden gecontacteerd en hierdoor op de hoogte zijn van de melding, zullen geïnformeerd worden omtrent de beëindiging van het onderzoek, rekening houdend met de vertrouwelijkheid van de melding.

7. Vertrouwelijkheid van de melding

Indien de melder een bezorgdheid uit, zal de geheimhouding van de identiteit gegarandeerd worden overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving. De identiteit van de melder zal zonder zijn uitdrukkelijke toestemming niet worden bekendgemaakt aan andere personen dan de personen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit (in)direct kan worden afgeleid. Alleen indien er sprake is van een noodzakelijke en evenredige verplichting, opgelegd door EU- of nationale wetgeving in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, kan de identiteit bekend worden gemaakt (bijvoorbeeld met het oog op de bescherming van de rechten van de verdediging van de betrokkene in een gerechtelijk onderzoek).

Wanneer het verhoor van een betrokkene bij de melding de vertrouwelijkheid van de melding in het gedrang kan brengen, zal in eerste instantie met de melder contact worden opgenomen.

8. Bescherming van de klokkenluider

De klokkenluider geniet bescherming indien hij gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid viel. Geen enkele klokkenluider, een derden die verbonden is met de klokkenluider of iemand die de klokkenluider heeft geholpen om een melding in te dienen zoals omschreven in het toepassingsgebied, kan worden bestraft of het voorwerp uitmaken van enige discriminerende maatregel. Wij staan geen enkele vergelding toe tegen diegenen die, ter goeder trouw, een inbreuk of een vermoeden van een inbreuk op de regels of richtlijnen melden.

9. Externe meldingen

Het wordt ten zeerste aangeraden om inbreuken eerst te melden via het intern meldingskanaal binnen vzw Smals. Zodoende kan de organisatie de melding onderzoeken en eventuele passende maatregelen in plaats stellen.

Binnen de Europese Unie heeft een klokkenluider de mogelijkheid om een inbreuk dat onder het toepassingsgebied van de wetgeving valt extern te melden aan een lokale bevoegde instantie die verantwoordelijk is voor het ontvangen en onderzoeken van klokkenluidersmeldingen. Melders kunnen extern een melding doen bij de federale ombudsman.

[1] Artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie

[2] Artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie