Bureau de Communication (Bucom)

Communication rapide et efficace grâce à la technologie

Avec le Bureau de Communication (Bucom, en abrégé), nous soutenons le lancement de nouveaux projets par le biais de campagnes de communication adaptées. Les aspects que nous traitons vont de l'analyse et de la conception jusqu'à la production et l'exécution. Sur ce plan, c'est surtout l'engagement efficace des moyens de communication les plus modernes (e-mail marketing, outils CRM) qui joue un rôle important.  

Du soutien des processus au bureau full-service

Le Bureau de Communication a été créé au départ à la demande de l'ONSS. Sa mission initiale consiste à soutenir le passage à l'e-government et à promouvoir l'utilisation des applications électroniques. Lors du lancement d'une nouvelle application ou de la modification d'une application existante, Bucom en informe les utilisateurs (employeurs, secrétariats sociaux,…).

Pour ce faire, nous utilisons des brochures, des courriers d'information, des campagnes e-mail, des campagnes direct-mail, des séances d'info, le site portail,… Nous proposons toujours d'assurer l'entièreté de la campagne nous-mêmes: établissement du plan de communication, rédaction du message (fond et forme), définition et segmentation du groupe cible, détermination des médias, réalisation et expédition, feed-back et rapports.

Grâce à son expérience et aux informations présentes chez Smals, Bucom a acquis une grande connaissance des institutions publiques et des organismes de sécurité sociale. Notre large expérience de la communication avec les entreprises belges nous offre de nombreuses possibilités pour élaborer des campagnes efficaces.

e-mail marketing et e-fulfillment

Bucom s'attache de plus en plus à utiliser les moyens de communication les plus modernes. Ainsi, la communication s'opère toujours plus par e-mail. A cet effet, nous disposons d'outils performants qui permettent d'envoyer rapidement des centaines de milliers de messages, de les personnaliser, de suivre l'expédition minutieusement, de vérifier si le destinataire réagit et le cas échéant comment, d'envoyer automatiquement des annexes uniques à des destinataires spécifiques,… Nous offrons donc à nos membres des solutions modernes, efficaces et économiques.

Avec l'e-fulfillment également, nous sommes actifs dans le domaine de l'automatisation.  Le traitement de demandes d'information ou l'impression et l'envoi de documents représentent encore souvent des tâches longues et laborieuses réalisées avec peu d'efficacité. C'est pourquoi Bucom a développé un module grâce auquel les différentes demandes d'information sont introduites sous forme numérique et automatiquement centralisées, avec le document à envoyer, dans un fulfillment center où elles peuvent encore être imprimées et envoyées le même jour. Les services administratifs sont ainsi moins encombrés et le client bénéficie d'un service sûr et rapide en une seule étape.

CRM

La philosophie de base de Bucom est le Customer Relationship Management (CRM).  Nous souhaitons offrir un meilleur service au client en communiquant avec lui selon ses propres besoins. Pour ce faire, nous devons connaître le client et tenir à jour l'historique de ses contacts, de sorte que nous sachions quel était l'objet des communications antérieures, quels sont ses besoins,… Ces informations doivent être recueillies à travers les différents canaux de communication et mises à la disposition de toutes les personnes qui sont en contact avec le client.

Pour ce faire, nous recourons au puissant outil CRM. Grâce à lui, nous pouvons intégrer le trafic généré par le téléphone, l'e-mail, le fax et le courrier avec l'ordinateur et les banques de données, tout en laissant une trace de chaque communication entrante et sortante.

La plate-forme CRM permet l'exécution d'une stratégie CRM. En automatisant et en définissant les processus, des contacts individuels peuvent être entretenus à grande échelle et les requêtes de chacun peuvent obtenir une réponse de manière entièrement automatique.

Communication intégrée

Bucom collabore étroitement avec le centre de contact Eranova. La combinaison des services du centre de contact et de nos campagnes de communication offre de grands atouts. Le centre de contact peut intervenir pour traiter les réactions à nos mailings, pour générer un feed-back ou pour contacter directement les personnes qui ne réagissent pas.

Avec Bucom, nous disposons d'un instrument de communication performant. En peu de temps, il s'est imposé dans le monde des institutions publiques et des organismes de sécurité sociale. Le lancement de vastes projets e-government est devenu inconcevable sans l'intervention de Bucom.