Politique lanceurs d'alerte

1. Introduction

L'intégrité est un élément important des opérations de asbl Smals. C'est pour cette raison qu'un canal de signalement a été mis en place pour permettre aux employés et aux parties extérieures de signaler en toute confidentialité les infractions aux politiques et procédures internes, aux lois et aux réglementations. Cette politique indique comment, quand et par qui un rapport peut être déposé et comment il sera traité.

La politique de lanceurs d’alerte est conforme à la législation belge du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union ou du droit national au sein d'une entité juridique du secteur privé (ci-après dénommée "la législation"). Cette politique de signalement est également conforme à l'article 6 du règlement du travail de Smals.

2. Qui peut faire un signalement ?

Un lanceur d’alerte est une personne qui rapporte des informations sur des violations ayant eu lieu dans un contexte professionnel. Le contexte professionnel inclut toutes les parties prenantes qui ont une relation professionnelle avec Smals, y compris :

Les salariés;
Les travailleurs indépendants;
Les membres et les personnes appartenant aux organes d'administration, de gestion ou de supervision de Smals, y compris les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non;
Toute personne travaillant sous la supervision et la direction d'entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs de Smals;

Le contexte professionnel inclut par ailleurs toute coopération professionnelle déjà formellement entamée ou déjà terminée. Cette politique s'applique également aux employés potentiels, dans le cas où des informations sur des violations ont été obtenues au cours de la procédure de recrutement ou d'autres négociations précontractuelles.

3. Qu’est-ce qui peut faire l’objet d’un signalement ?

Les sujets suivants entrent dans le champ d'application de la politique de lanceurs d’alerte:

Fraude interne
Violation du code de déontologie ou d’autres politiques, règles et procédures internes de Smals
Infractions relatives aux champs d’application juridique ci-dessous:
- Marchés publics;
- Services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme;
- Sécurité des produits et conformité des produits;
- Sécurité des transports;
- Protection de l’environnement;
- Radioprotection et sûreté nucléaire;
- Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé animale et bien-être des animaux;
- La santé publique;
- Protection des consommateurs;
- Protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information;
- Lutte contre la fraude fiscale;
- Lutte contre la fraude sociale.
Infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union[1].
Infractions relatives au marché interieur[2], y compris les infractions aux règles de l’Union en matière de concurrence et d’aides d’Etat.

Par conséquent, la politique ne couvre pas les plaintes relatives à l'emploi ou les griefs interpersonnels entre l’auteur du signalement et un autre collègue. Pour ces plaintes, veuillez-vous adresser respectivement aux départements des ressources humaines ou aux personnes de confiance.

4. Soumission des signalements

Smals met à disposition un canal de signalement interne via le lien suivant: Whistlelink.

Si vous avez connaissance d'une infraction ou si vous la soupçonnez, nous vous encourageons vivement à faire part de vos préoccupations par l'intermédiaire de la voie interne susmentionnée. Les signalements peuvent être faits par écrit. Les signalements seront reçus par l'audit interne de Smals.

Lors de l'établissement du signalement, il est important que l’auteur du signalement note ou mémorise correctement le numéro de dossier et le code de vérification car c'est le seul moyen d'accéder au signalement par la suite et de communiquer avec le gestionnaire du dossier. En tant qu'organisation, nous sommes tenus de fournir un retour d'information à l’auteur du signalement sur l'état d'avancement du signalement. Pour ce faire, il est important que nous puissions le contacter via la plateforme.

Signalements anonymes

Smals fournit une plateforme qui permet aux lanceurs d’alerte de réaliser des signalements anonymes. Dans le cas d'un signalement anonyme, il est important que l’auteur de ce dernier note ou mémorise correctement le numéro de dossier et le code de vérification afin de lui permettre de communiquer avec le gestionnaire de signalement et de recevoir un retour d'information sur le signalement.

5. Contenu du signalement

Afin d'évaluer et d'étudier correctement le signalement, veuillez fournir les informations suivantes:

La relation du lanceur d’alerte avec Smals (par exemple, employé, fournisseur, ...);
Si le signalement n'est pas anonyme, le nom et les coordonnées du lanceur d’alerte;
Description détaillée de l'incident ou de la violation, y compris:
- La nature de l'incident (ce qui s'est passé) ?
- Quand cela s'est-il produit (date et heure si disponibles ou période) ?
- Où l'incident s'est-il produit (au bureau, ...) ?
- Le rôle ou l'implication du lanceur d’alerte dans l'incident cité (par exemple, témoin, victime ou auteur) ;
Toute information relative aux personnes impliquées:
- éventuellement le nom et les coordonnées des personnes impliquées dans l'incident;
- éventuellement le nom et les coordonnées des personnes qui ont été témoins de l'incident ou qui disposent de plus d'informations à ce sujet ;
Toute information sur des incidents ou infractions antérieurs similaires concernant la ou les personnes mentionnées dans le rapport.
Tout document justificatif ou utile relatif à la notification.

Grâce au numéro de dossier et au code de vérification, le lanceur d’alerte peut consulter à nouveau son signalement et éventuellement fournir des informations complémentaires ou télécharger des documents.

6. Traitement de votre signalement

Le signalement est reçu et traité par l'audit interne de Smals. Dès réception du signalement, l'audit interne vérifiera si celui-ci entre dans le champ d'application de la présente politique de lanceurs d’alerte. Si ce n'est pas le cas, l'auteur du signalement en sera informé (par la plateforme) et, le cas échéant, en fonction du signalement, il sera orienté vers le service compétent au sein de l'organisation (par exemple, les RH) ou vers des organismes externes. Dans les 7 jours suivant la réception du signalement, le lanceur d’alerte sera informé de l'acceptation ou du refus du signalement par la plateforme. Dans la mesure du possible, toute communication entre l’auteur du signalement et l'audit interne s'effectuera par l'intermédiaire de la plateforme sécurisée afin de garantir la confidentialité du signalement.

Examen du signalement

Lorsque le signalement est accepté, l'audit interne ouvre une enquête sur la base du contenu du signalement. Dans les trois mois suivant l'acceptation du signalement, l'audit interne informera le lanceur d’alerte de l'état d'avancement de l'enquête via la plateforme. Le lanceur d’alerte a le droit d'être tenu informé de l'état d'avancement de l'enquête. Toutefois, il n'a pas le droit d'être informé du contenu intégral de l'enquête afin de ne pas nuire à l'avancement de l'enquête.

Les personnes citées dans le signalement ou identifiées au cours de l'enquête peuvent être contactées par l'audit interne si cela est jugé nécessaire pour la poursuite de l'enquête. Dans ce cas, la confidentialité du signalement sera toujours prise en compte. L'audit interne évaluera également si le fait de contacter ces personnes ne risque pas de nuire à l'enquête.

Clôture de l'enquête

Lorsque l'enquête est terminée, le lanceur d’alerte est informé des résultats de l'enquête.
Les personnes qui ont été contactées au cours de l'enquête et qui ont donc eu connaissance du signalement seront informées de la clôture de l'enquête en tenant compte de la confidentialité du signalement.

7. Confidentialité du signalement

Si le lanceur d’alerte soulève une préoccupation, la confidentialité de l'identité sera garantie conformément aux lois et règlements applicables. L'identité du lanceur d’alerte ne sera pas divulguée à des personnes autres que celles autorisées à recevoir ou à suivre les signalements sans son consentement exprès. Ceci s'applique également à toute autre information à partir de laquelle l'identité peut être (in)directement déduite. L'identité de l’auteur du signalement ne peut être divulguée que s'il existe une obligation nécessaire et proportionnée, imposée par la législation européenne ou nationale dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires (par exemple, dans le but de protéger les droits de la défense de la personne concernée dans le cadre d'une enquête judiciaire).

Si le fait d'interroger une personne impliquée dans le signalement risque de compromettre la confidentialité du signalement, alors le lanceur d’alerte sera d’abord contacté.

8. Protection de l’auteur du signalement

Le lanceur d’alerte bénéficie d'une protection s'il avait des motifs raisonnables de croire que les informations rapportées sur les infractions étaient vraies au moment du signalement et que ces informations entraient dans le champ d'application de la politique de lanceurs d’alerte. Aucun lanceur d’alerte, aucun tiers associé au lanceur d’alerte ni aucune personne ayant aidé le lanceur d’alerte à déposer un signalement tel que défini dans le champ d'application de cette politique ne peut être pénalisé ou faire l'objet d'une action discriminatoire. Aucune mesure de rétorsion ne peut être prise à l'encontre de ceux qui, de bonne foi, signalent une infraction ou une suspicion d'infraction aux règles.

9. Signalements externes

Il est fortement recommandé de commencer par signaler les infractions par le canal de signalement interne de Smals. Cela permet à l'organisation d'enquêter sur le signalement et de prendre les mesures appropriées.

Au sein de l'Union européenne, un lanceur d’alerte a la possibilité de signaler en externe une infraction relevant du champ d'application de la législation à une autorité compétente locale chargée de recevoir et d'examiner les signalements des lanceurs d’alerte. Les lanceurs d’alerte peuvent également s'adresser au médiateur fédéral.

[1] Article 325 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne

[2] Article 26, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne