Communicatiebureau (Bucom)

Snel en efficiënt communiceren dankzij technologie

Met het Bureau voor Communicatie (kortweg Bucom) ondersteunen wij de lancering van nieuwe projecten met aangepaste communicatiecampagnes. Wij doen dit vanaf de analyse en de conceptie tot de productie en de uitvoering. Vooral de efficiënte inzet van de modernste communicatiemiddelen (e-mailmarketing, CRM-tools) speelt een belangrijke rol bij onze mogelijkheden op dit vlak.  

Van procesondersteuner naar full-service bureau

Het Bureau voor Communicatie werd aanvankelijk opgericht op vraag van de RSZ. Zijn initiële opdracht is het overgangsproces naar e-government te ondersteunen en het gebruik van elektronische toepassingen aan te moedigen. Bij het lanceren van een nieuwe toepassing of het wijzigen van een bestaande toepassing, brengt Bucom de gebruikers (werkgevers, sociale secretariaten…) hiervan op de hoogte.

Hiervoor maken we gebruik van brochures, nieuwsbrieven, e-mailcampagnes, direct-mailcampagnes, infosessies, de portaalsite… We stellen steeds voor de hele campagne zelf te verzorgen: het communicatieplan opstellen, de boodschap uitwerken (inhoud en vorm), de doelgroep definiëren en segmenteren, de media bepalen, realisatie en verzending, feedback en reporting.

Door zijn ervaring en de informatie die binnen Smals aanwezig is, heeft Bucom een grote kennis van de socialezekerheids- en overheidsinstellingen opgebouwd. Onze ruime ervaring in communicatie met de Belgische ondernemingen biedt ons tal van mogelijkheden voor doeltreffende campagnes.

E-mailmarketing en e-fulfillment

Bucom legt zich steeds meer toe op het gebruik van de modernste communicatiemiddelen. Zo communiceren wij steeds meer via e-mail. Hiervoor hebben we krachtige tools ter beschikking die het mogelijk maken snel honderdduizenden berichten te verzenden, berichten te personaliseren, de verzending gedetailleerd op te volgen, na te gaan of en hoe de bestemmeling reageert, automatisch unieke bijlagen naar specifieke bestemmelingen te versturen… We bieden onze leden moderne, efficiënte én kostenbesparende oplossingen.

Ook met e-fulfillment begeven we ons op het domein van automatisering. Het verwerken van informatieaanvragen of het afdrukken en verzenden van documenten zijn vaak nog tijds- en arbeidsintensieve opdrachten die weinig efficiënt uitgevoerd worden. Bucom heeft een module ontwikkeld waardoor de verschillende informatieaanvragen digitaal ingevoerd worden en automatisch samen met het te verzenden document gecentraliseerd worden in een fulfillment center, waar ze nog dezelfde dag afgedrukt en verzonden worden. Zo worden de administratieve diensten minder belast en bieden we de klant in één stap een zekere en snelle service.

CRM

De basisfilosofie die Bucom hierbij hanteert, is het Customer Relationship Management (CRM). We willen de klant een betere dienstverlening bieden door met hem te communiceren naargelang zijn eigen behoeften. Hiervoor dienen we de klant te kennen en zijn contacthistoriek bij te houden, zodat we weten waar eerdere communicaties over gingen, welke zijn noden zijn, ... Deze informatie moet verzameld worden doorheen de verschillende communicatiekanalen en moet ook beschikbaar gemaakt worden voor iedereen die met de klant in contact komt.

Hiervoor doen we een beroep op de krachtige CRM-tool die het ons mogelijk maakt telefoon-, e-mail-, fax- en postverkeer met de computer en databanken te integreren en een spoor na te laten van elke inkomende en uitgaande communicatie.

Het CRM-platform maakt het uitvoeren van een CRM-strategie mogelijk. Door processen te gaan automatiseren en vast te leggen, kan er op grote schaal individueel contact onderhouden worden of kan er volautomatisch op individuele verzoeken ingegaan worden.

Geïntegreerde communicatie

Bucom werkt nauw samen met het contactcenter Eranova. De koppeling van de diensten van het contactcenter aan onze communicatiecampagnes biedt sterke troeven. Het contactcenter kan ingeschakeld worden om de respons op onze mailings te verwerken, om feedback te genereren of om mensen die niet reageren rechtstreeks te contacteren.

Met Bucom beschikken wij over een performant communicatie-instrument. Op korte tijd heeft het een vaste stek verworven binnen de wereld van socialezekerheids- en overheidsinstellingen. Het is ondenkbaar geworden belangrijke e-governmentprojecten te lanceren zonder een beroep te doen op BUCOM.

Informatiesessies

Bucom organiseert regelmatig informatiesessies voor de verschillende leden van Smals.

Bucom neemt de gehele organisatie op zich, van het opmaken van de documenten, het versturen van de uitnodigingen tot de logistiek op de infosessie zelf.  Het biedt eveneens ondersteuning aan de sprekers.

Informatiecampagnes

Bucom voert tal van communicatiecampagnes uit voor de instellingen van de sociale zekerheid en federale overheden.  Dankzij de combinatie van klassieke briefwisseling en nieuwe technologieën (grootschalige e-mailcampagnes) worden de nodige doelgroepen snel bereikt.  Zo informeert Bucom alle werkgevers en sociale dienstverleners permanent over de verschillende stappen in de verplichte multifunctionele kwartaalaangifte.

Elk jaar voert Bucom meer dan 150 campagnes uit.

Begeleiden en ondersteunen van het contactcenter Eranova

Bucom ondersteunt het contactcenter Eranova door o.a. het voorbereiden en coördineren van outboundcampagnes, het maken van scripts, inhoudelijk werk bij marktonderzoek, rapportering, briefen en begeleiden van operatoren…

Redactie van webpagina’s

Webpagina’s worden onder de loep genomen in functie van de informatiebehoeften. Ze worden afgestemd op de uiteindelijke gebruikers, hun leesbaarheid wordt getest…