Hoe gaan we informatie uitwisselen na de 6e staatshervorming?

Op 1/1/19 zal de operationele werking van een aantal belangrijke bevoegdheden overdragen worden aan de Gemeenschappen en Gewesten (G&G). Vanaf dat moment zullen de G&G onder meer instaan voor het uitvoeren van de processen die betrekking hebben op de financiering van de woonzorgcentra, kinderbijslag, mobiliteitshulpmiddelen, … Andere processen zoals de erkenning van gezondheidszorgberoepen werden eerder al geheel of gedeeltelijk overgedragen naar de G&G.

Het incorporeren van deze nieuwe bevoegdheden heeft telkens grote gevolgen op organisatorisch, juridisch en ICT vlak. Dit alles brengt grote uitdagingen met zich mee, maar het is niet de bedoeling om op dit moment hier dieper op in te gaan. Deze blogpost gaat in eerste instantie over de nieuwe problemen die ontstaan als gevolg van de herverdeling van bevoegdheden. In het tweede deel van de blogpost wordt er ook een eerste aanzet gegeven van de punten waaraan een oplossingsvoorstel minimaal dient te voldoen.

Probleem 1: Hoe kunnen we vermijden dat een burger zelf moet achterhalen wie verantwoordelijk is voor welke bevoegdheid?

Indien een bevoegdheid niet volledig werd overgedragen dan zijn zowel de G&G als het federale niveau verantwoordelijk voor bepaalde onderdelen van een proces. Een huisarts dient bijvoorbeeld zijn diploma te laten erkennen door de G&G, een visum te bekomen bij de Fod VVVL en een RIZIV-nummer bij het RIZIV. Ideaal gezien zijn dergelijke processen volledig transparant voor de burger en hoeft deze geen rekening te houden met de achterliggende complexiteit (ter informatie: voor het voorgaande voorbeeld wordt in het kader van het Cobrha+ project gewerkt aan een volledige ondersteuning van dit proces).

Het afleveren van een verblijfs- en werkvergunning (Single Permit) zal een ander voorbeeld zijn van een proces waarbij zowel de G&G als het federale niveau betrokken zijn.

Het ondersteunen van het proces is echter nog maar een eerste stap van een oplossing. De burger moet ook kunnen achterhalen wie op een bepaald moment bezig is met de behandeling van zijn dossier. Een online statusopvolging voor de burger zal dus een deel van de oplossing moeten vormen.

Probleem 2: Wat bij een verhuis naar een ander landsdeel?

Het verhuizen naar een ander landsdeel door een burger of onderneming kan tot gevolg hebben dat lopende procedures in het ene landsdeel stopgezet moeten worden en eventueel herstart moeten worden in het andere.

Het kan ook wenselijk zijn dat de “oude gegevens” worden overgemaakt aan de nieuwe instantie die in zal staan voor de opvolging van het dossier of dat deze gegevens consulteerbaar worden gesteld.

Probleem 3: Wat met Brussel?

Inwoners van Brussel kunnen bijvoorbeeld zelf beslissen of ze aansluiten bij de Vlaamse Sociale Bescherming. Indien vergelijkbare beschermingsmechanismes bij de overige G&G ook op vrijwillige basis zijn, dan bestaat het risico dat bepaalde personen nergens aangesloten zullen zijn en dus geen beroep zullen kunnen doen op enige bescherming. Verwacht kan worden dat dit niet de sterkste personen binnen de samenleving zullen zijn.

Omgekeerd bestaat ook het risico dat een aantal inwoners van Brussel aangesloten zullen zijn bij meerdere beschermingsmechanismes. De kans is dan reëel dat deze personen meerdere tegemoetkomingen zullen ontvangen.

Doordat het overnemen van een bevoegdheid al grote uitdagingen met zich meebrengt kunnen voorgaande problemen op dit moment meestal nog niet aangepakt worden. Dit betekent dat het momenteel dus nog niet te laat is om generieke oplossingen uit te werken die hergebruikt kunnen worden in verschillende situaties. Een generieke oplossing voor de voorgaande problemen zou als voordeel hebben dat vermeden kan worden dat voor elk domein aparte oplossingen uitgewerkt worden. Dit zou de complexiteit alleen nog maar vergroten.

Enkele ideeën voor een oplossingsvoorstel

Deze blogpost heeft zeker niet de ambitie om een volledig oplossingsvoorstel uit te werken. Een oplossingsvoorstel moet hoe dan ook doorgesproken en afgestemd worden met vertegenwoordigers van alle betrokken bestuursniveaus. Het oplossingsvoorstel zal ook volledig rekening dienen te houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden die aan elk bestuursniveau werden toegekend.

Een oplossingsvoorstel zal in eerste instantie bestaan uit een aantal principes die op voorhand vastgelegd worden. Elk proces dat ondersteund wordt zou moeten voldoen aan deze principes. Daarnaast zal een oplossingsvoorstel ook bestaan uit een aantal technische componenten. Binnen een zelfde domein kunnen deze componenten hergebruikt worden voor het ondersteunen van meerdere processen. Wijken de domeinen te sterk af dan kan vertrokken worden van een kopie van deze componenten.

Maar in eerste instantie lijkt het dus aangewezen om een globaal kader vast te leggen voor de te realiseren informatiestromen. Voor het definiëren van het globaal kader dienen afspraken gemaakt te worden over onder mee volgende zaken:

Beheersprincipes

• Wie zal er toezien op het beheer van het proces? Wordt er gewerkt met een beheerscomité?
  • Wie wordt daarin vertegenwoordigd en wie zit het voor?
  • Wat zijn de taken van het beheerscomité? Een van de taken zal onder meer het bepalen zijn van wie toegang krijgt tot welke informatie. Het comité zal ook de evolutie van het uitwisselingsplatform dienen te bewaken.
• Wie staat in voor de operationele opvolging van de werking van het uitwisselingsplatform?

Principes met betrekking tot uitvoering en opvolging van dossiers

• Hoe verloopt de identificatie van dossiers, organisatiestructuren, …?
  • Zeker bij organisatiestructuren moet er rekening gehouden worden met de mogelijkheid dat organisaties fusioneren en dat hierdoor de hoofdzetel van een organisatie in een ander landsdeel kan komen te liggen. Dit zal zeker een invloed hebben op de identificatie van oude en nieuwe dossiers.
• Wanneer en hoe worden de ketenpartners op de hoogte gebracht van een nieuw dossier?
• Welke informatie moet op een centraal niveau bijgehouden worden en welke informatie moet decentraal ontsloten worden?
  
  • Een centraal verwijzingsrepertorium zal toelaten om te weten te komen welke overheidsinstantie informatie heeft over een bepaalde persoon of organisatie. Het verwijzingsrepertorium zal ook een rol spelen bij een actualisatie van gegevens. Via het repertorium kan er nagegaan worden wie er op de hoogte gebracht dient te worden van de nieuwe informatie. Daarnaast zal een verwijzingsrepertorium ook van belang zijn om bij een vrijwillige aansluiting na te gaan of iedere burger op zijn minst ergens verzekerd is of eventueel dubbel verzekerd is.
  • De status van een dossier lijkt een gegeven dat best centraal wordt bijgehouden. Dit zou het gemakkelijker moeten maken om onmiddellijk een zicht te hebben op de actuele status van een dossier.
  • Bepaald dient ook te worden onder welke voorwaarden inhoudelijke informatie centraal bijgehouden kan worden.
• Waar kan de burger terecht met vragen? Zeker voor processen waarbij meerdere organisaties betrokken zijn lijkt het aangewezen om te voorzien in een aanspreekpunt waar de burger terecht kan met al zijn vragen.

Technische principes

• Een referentiearchitectuur voor het uitwisselingsplatform dient uitgewerkt te worden.
• Beslist dient ook te worden welke basisdiensten door het uitwisselingsplatform ter beschikking gesteld dienen te worden. Minimaal dient voorzien te worden in een publicatie-, consultatie-, notificatie- en subscriptiefunctie (subscriptie: aangeven voor welke wijzigingen men een notificatie wenst te ontvangen).
• Het technisch formaat dat gebruikt zal worden voor de uit te wisselen berichten dient gedefinieerd te worden. Dit formaat zal voornamelijk bepalen hoe de “enveloppe” van elk bericht er dient uit te zien.

Bovenstaande lijst met principes is slechts een eerste aanzet en is dus zeker nog geen exhaustieve lijst. Het formuleren van voorstellen is een oefening die dient te gebeuren in samenwerking met alle betrokken bestuursniveaus. Dit is geen eenvoudige oefening, maar eens een akkoord wordt bekomen kan er vermeden worden dat voor elk project afzonderlijk een oplossing dient uitgewerkt te worden. Telkens een nieuwe oplossing uitwerken kost niet enkel veel tijd en geld, maar heeft ook als risico dat er sterk van elkaar afwijkende gegevensstromen ontstaan die de complexiteit enkel doen toenemen.