Management Assistant

Functiebeschrijving

Als Management Assistant sta je in voor het coördineren, organiseren, uitvoeren en opvolgen van de administratieve taken die je toevertrouwd werden door de verantwoordelijken enerzijds en het personeel van de dienst anderzijds. Dit om de goede werking van de afdeling/sectie en de contacten met zowel interne als externe diensten te garanderen.

Dit houdt onder andere in:
• Administratieve ondersteuning bieden aan de verantwoordelijken en aan de medewerkers : bijvoorbeeld de inkomende en uitgaande post behandelen, vergaderingen organiseren, klasseren, enz.
• Diverse dossiers verwerken en vervolledigen : bijvoorbeeld brieven, nota’s, bestelbonnen, enz. opstellen.
• Waken over het administratieve beheer van de gebruikte tools zodat de gebruikte gegevens up to datezijn : bijvoorbeeld tabellen bijhouden en aanpassen, verschillende lijsten bijwerken, enz.
• De regels inzake informatieveiligheid bij Smals kennen, respecteren en toepassen om de continuïteit van de organisatie te garanderen, alsook de vertrouwelijkheid, de integriteit en de terbeschikkingstelling van de verwerkte gegevens.

Profiel

• Je hebt een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je beheerst de tweede landstaal.
• Je communiceert vlot, geeft blijk van een grote verantwoordelijkheidszin en bent in staat om zelfstandig te werken.
• Je bent geduldig en gedienstig. Je houdt van sociaal contact en teamwerk.
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd.
• Je beheerst MS Office.

Aanbod

• Je krijgt een gevarieerde, uitdagende en maatschappelijk relevante job waarbij je bijdraagt aan IT-oplossingen die een belangrijke rol spelen in de samenleving. Onze slogan 'ICT for society' weerspiegelt dit perfect.
• Zoek je een goede balans tussen werk en privéleven? Geniet van flexibele werkuren en maak gebruik van ons zeer uitgebreid telewerkbeleid.
• We bieden ruime interne en externe opleidingsmogelijkheden, waardoor je je technische skills en persoonlijke vaardigheden voortdurend kunt aanscherpen.
• We bieden je een competitief salaris, aangevuld met extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, maaltijdcheques, ecocheques, vergoeding voor je woon-werkverkeer (fiets – openbaar vervoer), …
• Via ons 'Benefits at Work'-platform geniet je van mooie kortingen op mode, elektronica, daguitstappen, vakantieverblijven, …
• We voeren een gelijkekansenbeleid en vinden o.a. equal pay belangrijk.