Business-analyse

Smals helpt overheidsorganisaties om na te denken over de manier waarop zij technologie, middelen en processen gebruiken en om te streven naar betere resultaten. De geplande ICT-projecten moeten niet alleen op de best mogelijke manier worden uitgevoerd, ze moeten ook maximaal toegevoegde waarde kunnen opleveren. Inzicht is daarom van essentieel belang, in alle problemen en mogelijkheden die zich binnen de organisatie als geheel voordoen. Dit is waar business-analyse om de hoek komt kijken, als sleutelfactor voor het succes van elk project.

Waarom Business-analyse? Wat is het?

Business-analyse (BA) vormt de schakel tussen de inhoudelijke en de technische kant van het project en vergemakkelijkt de communicatie met alle belanghebbenden. Deze voorafgaande projectfase helpt de opdrachtgever om onnodige kosten te vermijden, om de juiste strategische beslissingen te nemen en onaangename verrassingen in de latere projectfasen te voorkomen. En een ICT-project is immers pas echt waardevol als ook de eindgebruikers er de tastbare voordelen van inzien. 
In veel organisaties zijn business-analisten ofwel ingebed in de ICT-afdeling, of verspreid over andere departementen. In gedecentraliseerde structuren bestaat het risico dat ze verschillende richtingen uitgaan bij gebrek aan centraal leiderschap. Vaak blijft de uitwisseling van know-how, ideeën en beste praktijken tussen de afdelingen te beperkt. Ook formele processen en methoden kunnen ontbreken bij gebrek aan een gestructureerde aanpak. Daarom besloot Smals in 2019 een competentiecentrum in te richten voor business-analyse (BA). Dit expertisecentrum, bestaande uit twaalf specialisten, wil de kwaliteit en de optimale aanpak van projecten garanderen.

Rol van de businessanalist bij Smals

De businessanalist komt typisch tussen wanneer een instelling met een probleem kampt of een verandering overweegt, zoals een moderniseringsproject, een fusie van verschillende diensten, de digitalisering van een papieren proces... De businessanalist moet zich richten op 4 kerngebieden: organisatie, mensen, processen en technologie. Als bemiddelaar en adviseur helpt hij de opdrachtgever om een optimale oplossing te definiëren en te implementeren, in functie van diens behoeften en beperkingen. 
De businessanalist wordt al vroeg bij het project betrokken en heeft als taak om de gewenste richting van de organisatie in kaart te brengen, de algemene context en het op te lossen probleem te begrijpen. Hij of zij verdiept zich vooraf in verschillende factoren: het bestaande technologische landschap, de onderliggende problemen, de voorwaarden waaraan de nieuwe oplossing moet voldoen en de toegevoegde waarde die de organisatie wil bereiken. De BA doet dan aanbevelingen, berekent het rendement op de investering en helpt het management de juiste beslissingen te nemen. De businessanalist zorgt ervoor dat de voorgestelde oplossingen gedurende de hele projectcyclus in overeenstemming blijven met de behoeften. Tot slot komt de businessanalist ook na de implementatie tussen, om na te gaan of de oplossing ook effectief aan de geanalyseerde behoeften voldoet.

Diensten van het BA competentiecentrum

De diensten van het BA-competentiecentrum zijn onderverdeeld in vier gebieden: strategie, transformatie, processen & prestaties, en de afstemming tussen beleid en ICT. 
 

Service-domeinen van het competentiecentrum :

  
Strategie omvat meer bepaald de omschrijving van strategische doelstellingen, marktanalyse, risicobeheer en de ontwikkeling van business cases. Vervolgens is transformatie gericht op het aannemen en uitvoeren van projecten die voldoen aan de strategische doelstellingen door middel van innovatie, waardecreatie, veranderingsmanagement,... Vervolgens is processen & prestaties gericht op het verbeteren van de bestaande structuren en processen binnen de organisatie. Ten slotte is de laatste gericht op het op één lijn brengen van bedrijf en IT, en het vergemakkelijken van samenwerking en overdracht van projecten. 
 

Diensten van het competentiecentrum :

Het BA-competentiecentrum heeft tot taak diensten te blijven ontwikkelen die beantwoorden aan de veranderende behoeften van zijn klanten. Het team van bedrijfsanalisten wordt gepositioneerd als een betrouwbare partner voor de leden van Smals (en intern), om hen te helpen de beste beslissingen te nemen in een veranderende wereld.

Wat is onze manier van werken?

Het hele team van het competentiecentrum beschikt over uitgebreide ervaring binnen de Belgische sociale zekerheid en gezondheidszorg. Aangezien de businessanalisten met alle Smals-leden werken, kunnen zij interfaces tussen verschillende domeinen en het hergebruikpotentieel van bestaande oplossingen opsporen. Zij zijn dus goed geplaatst om na te denken over de reorganisatie van interinstitutionele processen. Deze kennis en ervaring, gecombineerd met een beproefde methodologie, geeft hen de middelen om de gewenste bedrijfsdoelstellingen te bereiken. 
Op basis van haar ruime ervaring en met aandacht voor internationale goede praktijken hanteert Smals een standaardaanpak. Die bouwt onder meer voort op BABOK (Business Analysis Body of Knowledge), een internationaal referentiekader van het International Institute of Business Analysis (IIBA). Deze aanpak helpt te vermijden dat ICT-projecten starten met een onrealistische roadmap, met ongedocumenteerde risico’s, onvolledig beschreven processen of met een ‘oude’ manier van werken. De BA-aanpak helpt garanderen dat de inhoudelijke objectieven effectief worden gehaald, zonder buitensporige extra kosten voor ‘change requests’ achteraf. 
Bij de start van elk project wordt de aanpak afgesproken, informatie verzameld over de huidige en gewenste situatie, om dan te komen tot een analyse en voorstel van oplossing. We houden rekening met de verwachtingen van belanghebbenden, pijnpunten, opportuniteiten, rationele en emotionele drijfveren. Zo slaan we de brug tussen concrete ICT-functies – hoe? – en belangrijke objectieven – waarom?

Enkele realisaties

My Digital Inspection Assistent (MyDIA) is een voorbeeld van een ICT-project waaraan een uitgebreide business-analyse vooraf ging. De inspectiediensten van FOD WASO, RSZ, RVA, RSVZ en RIZIV werkten samen aan een mobiele app die inspecties op het terrein een stuk efficiënter maakt, en de voorbereiding en debriefing eenvoudiger. Met de app MyDIA kunnen inspecteurs informatie uit een reeks authentieke bronnen op het terrein raadplegen en combineren in real-time. Het project kreeg in 2020 de Business Analysis Achievement Award van IIBA.

Het BA-competentiecentrum van Smals begeleidde ook andere belangrijke projecten bij onder meer het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG), het Commissariaat-Generaal voor Vluchtelingen en Staatlozen (CGVS), de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA), de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Volksgezondheid, AViQ, de Vlaamse Sociale Bescherming en het agentschap Zorg & Gezondheid.

Blijf in contact met onze BA-community BA4Gov

Organisaties in de publieke sector kunnen veel leren van elkaars ervaringen en ‘lessons learned’. Daarom ging in 2022 het initiatief BA4Gov van start, gericht op BA-professionals binnen de overheid. Ook het BA-competentiecentrum van Smals speelt binnen deze gemeenschap haar rol als verbinder, door kennis te delen en een professionals met elkaar in contact te brengen. 
BA4Gov wil een netwerk van business-analisten opzetten en een platform creëren voor de uitwisseling van kennis, ervaringen en best practices. Concreet gaat het onder meer om evenementen. Neem contact met BA4Gov voor meer informatie.

Interesse in BA? Check onze jobs!

Heb je interesse in BA? Ben je Businessanalist en heb je al enige ervaring? Kun je zelfstandig en in team werken? Het BA-competentiecentrum is regelmatig op zoek naar versterking. 
Het team bepaalt in onderling overleg wie het best een opdracht uitvoert, zelfstandig of in duo. Collega’s ondersteunen mekaar doorlopend met domeinkennis en info over technieken en methodologie (visualisatie, facilitering…). Ze versterken elkaars werk dankzij peer-reviews. 
Zo leer je voortdurend bij, informeel en via formele opleiding met trainers gelinkt aan het IIBA. 
Overtuigd? Check dan regelmatig onze vacatures!